Il est 9 h un lundi matin, et c’est le premier jour à ta nouvelle job. Un moment tout aussi excitant que stressant, surtout à distance. On te donne ton ordinateur et des documents à lire sur la compagnie, parfois fastidieux disons-le. Tu sais aussi que tu vas rencontrer ton-ta gestionnaire et tes nouveaux-elles collègues dans la semaine. Voilà, ton processus d’intégration est complété. ✅ Du moins, c’est ce qu’on tient souvent pour acquis...

Avec notre dernier logiciel  Softstart, on s’est lancé le défi de construire le sentiment de communauté et d’appartenance que tout le monde devrait ressentir dès le Jour 1.

Sur le marché, on dit souvent que les trois premiers mois sont les plus décisifs pour l’intégration; 33 % des nouveaux talents quittent d’ailleurs leur job en moins de 6 mois, certains même durant la première semaine! Ces jours scelleront la perception qu’ils-elles se feront de la compagnie, et leur envie d’y faire un bout de chemin, ou pas. De plus, les nouveaux talents qui suivent un programme d'intégration structuré sont 58 % plus susceptibles de faire partie de l'organisation après 3 ans. C'est là qu'intervient Softstart.

Un onboarding réussi, c’est le jour où une personne parle au « nous » et non au « vous ».  C’est subtil, mais c’est un monde de différence et c’est le défi qu’on se lance.

Simon De Baene,
Co-fondateur et PDG, GSoft

Une arrivée tout en douceur

Pour la grande majorité des départements de RH, dès que l’employé-e a son ordinateur, ses logiciels, et qu’on lui a présenté le bureau et son-sa gestionnaire, le dossier est clos. Quant aux gestionnaires, ils-elles n’ont pas toujours les ressources ou l’approche d’intégration adaptées pour chaque nouveau profil dans leur équipe. C’est là qu’on réalise que le premier jour n’est que le début du reste de l’aventure, et qu’il faut aider le nouveau talent à s’intégrer dans l’organisation de plusieurs façons :

  • Créer des connexions avec ses collègues immédiats, mais aussi avec des joueurs clés des autres équipes, en lien avec son rôle.
  • Lui donner de l’autonomie pour s’adresser aux bonnes ressources en cas d’obstacle.
  • Lui donner toutes les connaissances nécessaires sur la culture et les moyens d’opérer de l’organisation.
  • Lui communiquer clairement les attentes envers son rôle.

Softstart permet aux organisations de se distinguer en transformant un processus administratif en une expérience employée structurée et humaine qui a un impact direct sur l’engagement et la rétention.

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Guillaume Chalifoux,
Directeur Acquisition, GSoft

Et concrètement, comment ça marche?

Plus d’une centaine de gabarits d’activités préconstruites sont disponibles dans le logiciel pour permettre aux gestionnaires de préparer avec sérénité l’arrivée de leur futur talent. En quelques clics. C’est simple et rapide ⤵️

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Softstart nous permet de créer un processus super clair d’intégration et d’assurer une navigation simple et fluide pour l’employé-e à travers la compagnie. C’est aussi un gain de temps considérable car le matériel d’intégration est facilement réutilisable pour les futures embauches.

Lucie Le Cren-Boussuard
Gestionnaire, Développement logiciel, GSoft

Du côté de l’employé-e c’est un peu comme s’il-elle arrivait devant un grand buffet d’activités sociales, d’apprentissages, de culture d’entreprise, de sécurité, etc. Chaque activité (souvent en format vidéo) est déjà prête et a été assignée par son-sa gestionnaire.

Je m’attendais à une introduction générique, mais pas à me faire souhaiter personnellement la bienvenue par deux des co-fondateurs, Simon et Guillaume, puis aussi par Martin (entre autres!). C’est simple, mais c’est une grande valeur ajoutée.

Cédric Breton Daigle
Nouvel employé - Représentant support technique, GSoft

Pour la petite histoire

Une recherche menée par Robert Half au printemps dernier a mis en lumière que 36 % des travailleurs-euses souhaitent avoir un poste à distance. Autrement dit, les organisations d’aujourd’hui vont devoir maintenant accueillir et intégrer 1/3 de leurs nouveaux-elles employés-es à distance. Alors comment on s’assure de créer un sentiment d’appartenance à travers un écran ?

Cette question-là, on y pense depuis 2019. Puis la pandémie est arrivée, et le téléphone s’est mis à sonner. Un besoin qu’on pensait voir émerger dans 10 ans est devenu criant, d’un seul coup!

On a parlé à plus d’une centaine d’organisations partout dans le monde pour rencontrer chaque intervenant-e impliqué-e dans un processus d’onboarding. Grâce à Officevibe, on a été en mesure d’analyser des millions de données relatives aux expériences gestionnaires et employés-es. Ce travail de recherche utilisateur nous a permis de comprendre la perception des organisations face à l’intégration de leurs nouveaux membres, la rétention des premiers mois, leurs réalités, leurs défis, mais aussi les différentes perspectives des gestionnaires et des employés-es.

« 76 % des responsables de RH pensent que leur processus d’intégration fonctionne à merveille. Du côté des employés-es c’est 85 % qui trouvent que le processus pourrait être significativement amélioré. Ce paradigme d’expérience est fou, et c’est pour le réduire qu’on a créé Softstart », confie Guillaume Chalifoux.

Ensuite, on a très rapidement formulé des hypothèses, puis on les a testées pour prendre le pouls sur le terrain et pouvoir présenter la solution ainsi qu’un MVP (Minimum Viable Product). Et tout ça, on l’a fait en équipe évidemment.

Bâtir des logiciels : un sport d’équipe

Au Laboratoire d’innovation, on a pour mission de bâtir les nouveaux outils du futur du travail. On explore de nouvelles opportunités, on identifie de nouveaux problèmes, et surtout, on anticipe les problèmes futurs. On est un peu comme des explorateurs qui vont découvrir de nouveaux continents, qui prennent des risques et qui débarquent sur une île, même si a priori il ne semblait pas y avoir de vie. On est à l’aise de naviguer dans l’inconnu. Cela dit, on avoue que parfois ça nous demande une bonne part de résilience. Dans la petite équipe ⤵️ tout le monde se connaît et a son mot à dire.  C'est ça travailler mieux ensemble. 

Voir plus loin? Absolument

Et comme chez GSoft on ne se contente jamais très longtemps de ce qu’on a, on n’a jamais arrêté de travailler fort pour amener Softstart une coche au-dessus. On veut non seulement pouvoir créer une manière d’intégrer les nouveaux talents dans une compagnie, mais aussi être présent-es à chaque étape clé de leur vie professionnelle : de la découverte d’un nouveau rôle à l’évolution vers un autre, en passant par le retour d’un éventuel congé, par exemple. On pense que chaque parcours employé doit être une aventure humaine.

Après ShareGate et Officevibe on peut dire qu’on est bien fier-ères d’ajouter ce petit nouveau à notre famille de logiciels. Et on ne compte pas s’arrêter là.